Use cell comments in IBM Planning Analytics
💡 Add comments directly at cell level
Cell comments make data entries traceable and document changes directly in the cube.
🎯 What you will learn in this short
In this video, I show you how to add comments to individual cells in a cube view.
You will see how comments are displayed and who created them.
You will also learn where Planning Analytics stores these comments technically.
You learn how to leave a comment directly on a cell via the context menu.
You’ll see multiple comments, including users and timestamps.
You will learn how comments are stored in the system cube.
✍️ Practical example
Scenario:
A changed plan value should be technically justified and documented in a comprehensible manner for other users.
Result:
The plan value is commented and the change history is visible to authorized users.
What was covered: Selected a cell + added a comment + reviewed the comment history
Original transcript (German)
So kannst du jede beliebige Zelle in deiner Cubeview in Planning Analytics kommentieren. Öffne den gewünschten Cube und klicke auf die Zelle, die du kommentieren möchtest. In meinem Beispiel erhöhe ich den Planwert für verkaufte Süßwarenprodukte auf 300 Tausend und möchte das kurz begründen. Mit einem Rechtsklick auf die Zelle wähle ich „Kommentar“. Hier kann ich meinen Kommentar eingeben, zum Beispiel: „Aufgrund der Preisreduzierung erhöhe ich den Absatz von 240 k auf 300 k.“ Der Kommentar ist für alle sichtbar, die Berechtigung auf diese Zellkombination haben.
Die kommentierte Zelle ist ähnlich wie in Excel mit einem blauen Dreieck markiert. Öffne ich den Kommentar, sehe ich genau, wer wann den Eintrag hinterlassen hat. Wenn mein Kollege anderer Meinung ist, kann er den Wert anpassen und ebenfalls einen Kommentar hinterlassen. Öffnet man dann die Kommentare, sieht man eine vollständige Verlaufshistorie aller Einträge. Für die Techniker unter euch: Planning Analytics legt beim ersten hinterlegten Kommentar automatisch einen sogenannten Kommentarcube an.
Dieser heißt }CellAnnotations_ und entsprechender Cube-Name, also hier zum Beispiel }CellAnnotations_Sales Planning. In diesem Cube werden alle Kommentare inklusive der Metainformationen gespeichert. Formatiert man diese Informationen ordentlich, erkennt man im Cube genau, wer wann was kommentiert hat. Das ist perfekt für die Nachvollziehbarkeit. Hier sieht man also den eigentlichen Kommentartext, den Benutzer, der ihn hinterlassen hat, die genaue Zellkombination, zum Beispiel Produkt, Jahr, Version und Maß, sowie den Zeitstempel, wann der Kommentar gespeichert wurde.
Und apropos Kommentar: Schreib mir doch in die Kommentare, ob ihr die Kommentarfunktion in Planning Analytics bei euch im Unternehmen verwendet.
English transcript
You can add a comment to any cell in a Planning Analytics cube view. Open the required cube and select the cell that you want to comment on. In my example, I increase the planned sales volume for confectionery products to 300 thousand and want to explain why. Right-click the cell and select Comments. I can now enter a comment such as: “Because of the price reduction, I am increasing the sales volume from 240K to 300K.” The comment is visible to everyone who has permission to access this cell intersection.
As in Excel, a cell containing a comment is marked with a blue triangle. When I open the comment, I can see exactly who added it and when. If a colleague has a different view, they can change the value and add another comment. Opening Comments then shows the complete history of all entries. For the technical detail: Planning Analytics automatically creates a cell annotation cube when the first comment is added.
Its name starts with }CellAnnotations_ followed by the cube name, for example }CellAnnotations_Sales Planning. This cube stores all comments together with their metadata. When the information is formatted clearly, you can see who commented on what and when. It contains the comment text, the user who added it, the exact cell intersection—such as product, year, version and measure—and the timestamp at which the comment was saved.
Speaking of comments: let me know in the comments whether your organisation uses the comments feature in Planning Analytics.
